緻2012屆畢業生的一封信

各位即将畢業的同學們：

　又到了鳥語花香、燕飛草長的季節，校園裡盡是來回奔波、穿梭于各招聘場合的身影。或許你們不曾留意，有這麼一份檔案，靜靜地躺在檔案館的某一個鐵櫃中，如實地記錄着你們的方方面面、點點滴滴，和你們一起，經曆着擇業、就業的酸甜苦辣，而後，伴随着你們的一生。它，就是學生人事檔案。

　　人事檔案作為記錄個人學習經曆、工作經曆、考核獎懲、思想政治狀況等内容的文件材料，在就業、職稱評定、婚育證明、轉正定級、各種政審、辦理養老等社會保險，以及開具出國、考研有關證明等方面發揮着憑證、依據和參考的作用。可以說，伴随着我國人事制度改革的深入發展、人事檔案管理模式的改變，人事檔案的重要性不僅沒有被削弱，相反在個人權益保障方面，還起着舉足輕重的作用。

　　對于高校的應屆畢業生來說，學生檔案更見證了你們人生中至關重要的曆史時刻。每年國家公務員、企事業單位考錄期間，都有大批用人單位的人事工作者前往各高校查閱畢業生的檔案，他們很看重學生在學期間德、智、體等方面的記錄，一絲不苟地從檔案材料中捕捉相關信息，以此作為參考來決定對學生錄用與否。學生檔案作為人事檔案的重要組成部分，在大學生擇業時，它是大學生人生中的第一份客觀公正的履曆，是用人單位重要的參考信息；作為應屆畢業生的你們，尤其應該關心自己的檔案，免得未來不必要的麻煩。

　　為了同學們畢業後順利地辦理入職手續，轉正定級，下面我們為大家說明畢業生檔案轉遞的常見問題：

一、學生檔案室的位置：

1、廣州大學城太阳集团app首页東校區行政樓A401，電話：39332241。負責南校區、東校區、珠海校區文、理、工等學科的本科生、研究生人事檔案。

2、太阳集团app首页北校區永生樓7樓，電話：87331576。負責太阳集团app首页醫科類本科生、研究生人事檔案。

二、檔案的去向及辦理流程。

1. 升學。升學外校的畢業生，應盡快将《調檔函》和《政審材料》（又稱《思想政治鑒定》、《在校期間表現》或《複審表》等）交到學生檔案室；校内升學的畢業生不需要到我室上交《調檔函》，《複審表》直接交到升學的院系即可。

2. 博士後。讀博士後的畢業生，應盡快将《博士後調檔函》交到學生檔案室。

3. 就業。已就業的畢業生檔案，我們嚴格根據《就業通知書》（即《報到證》的白聯）和學校就業指導中心提供的派遣方案寄送。《就業通知書》一般由就業指導中心統一發給院系輔導員。畢業生自行領取《就業通知書》的，應盡快将其白聯交到學生檔案室。想辦理改派的畢業生，應聯系學校就業指導中心，學生檔案室不辦理檔案去向的改動。

4. 出國。出國畢業生的檔案，一般根據《就業通知書》寄送。無《就業通知書》的畢業生，應主動向學生檔案室提供生源地的《調檔函》。

5. 檔案的轉遞途徑。

A．檔案接收單位為廣州市市屬單位的，我們統一将檔案送到廣州市高校畢業生就業指導中心（簡稱“市高指”），由市高指将畢業生檔案下發到各單位。地址：廣州市天河區天河路198号（精典大廈7樓）。電話：85598799，85598396。

B．辦理暫緩就業的畢業生檔案，我們根據《暫緩就業協議》，統一将檔案送到廣東省高校畢業生就業指導中心（簡稱“省高指”）。地址：廣州市農林下路72号（省教育廳隔壁）。電話：37626987，37627806。

C．除市高指和省高指，其它檔案的承寄方均為廣東省機要通信局。地址：廣州市農林下路12号大院。電話：87751332。但該單位一般不受理電話查詢檔案的去向，應先在學生檔案室複印《交寄單》，再前往該局查詢。

請同學們務必重視自己檔案的去向。一些畢業生沒有及時關心自己檔案的轉遞情況，以緻畢業若幹年後，才發現檔案去向不明。我們寄出每一份檔案，都保存着承寄單位的簽收單據，而這些單據在一年之内，都可以在承寄單位查到檔案的簽收情況，但是一年之後，這些單據往往會被承寄單位銷毀，以緻無據可查。

每年8月份之後，畢業生可在離校系統上查詢自己的檔案去向。同學們畢業後兩三個月内，如果相關單位沒有收到檔案的，要及時跟學校聯系。

三、檔案寄送單位和地址的填寫。

由于學生檔案屬于機要文件，對機要信封的填寫要求較高，因此同學們在網上填寫檔案接收單位的地址時，應請注意以下幾點：

1. 明确檔案接收單位的是否具備人事檔案接收權。無人事檔案接收權的單位，檔案承寄方不予投遞檔案，容易造成檔案的遺失。

2. 畢業生填寫《就業協議》時應注意：

A. 向派遣單位咨詢清楚“檔案接收單位”如何填寫。

B. “檔案接收單位”不得使用簡稱。

C. “詳細地址”必須填寫完整到：省、市、縣（區）、路。

　　最後，我們願同學們在将來繼續秉承中山先生“博學、審問、慎思、明辨、笃行”的校訓，自強不息，在人生的道路上創造輝煌的成就。

檔案館

2012年5月8日